Hallinnon huumaa

Oltuani nyt vuoden päivät judoliitossa nuijan varressa olen mielestäni saanut jonkinlaisen kuvan siitä, miten asioita liitossa valmistellaan ja päätetään. Samalla olen myös monien keskustelujen ja yhteydenottojen perusteella tullut siihen päätelmään, etteivät nuo asiat ole ihan kaikille täysin kirkkaita. Eikä se ole välttämättä aina epätietoisten syytä. Siksipä ajattelin tällä kertaa kirjoittaa hieman tätä asiaa auki. Niille, joiden sydämen asiana ei ole hallintohimmeleiden hallinta, tämä voi olla hieman raskasta luettavaa. Mutta uskoisin, että tämän tekstin kahlaaminen saattaa auttaa ymmärtämään paremmin sitä, miten systeemi lopulta toimii.

Iso kuva

Perusjako asioiden hoidossa judoliitossa niin on - tai ainakin pitäisi ideaalitapauksessa olla - että päivittäisasiat ja käytännön junailut hoitaa palkattu henkilöstö toiminnanjohtajan johdolla ja hallitus linjaa isot asiat. Kaikkein suurimmat linjaukset ja päätökset tekee kaksi kertaa vuodessa kokoontuva liittokokous, jossa seurojen edustajat tekevät päätökset ja valitsevat hallituksen jäsenet.  

Kuka tekee mitäkin?

Raja liiton hallituksen ja palkatun henkilöstön välillä on ollut häilyvä ja käytännössä hallituksen jäsenet, erityisesti puheenjohtajisto, on joskus joutunut paikkaamaan asioita kun palkatulla henkilöstöllä on ollut kiirettä tai kun asiat muusta syystä ovat parhaiten jollakulla senaattoreista (=hallituksen jäsenistä) hallussa. Ja joskus (aika usein) on omalle kohdalle sattunut niin, että joku pyytää minua tekemään tai selvittämään jotain päivittäisasiaa, ja olen tähän sitten tarttunut ja alkanut hoitaa asiaa, joka oikeastaan ei kuuluisi minun hoidettavakseni. Tällainen toimenkuvien yli hyppiminen on tietysti kuormittavaa itselle ja aiheuttaa sekavuutta vastuissa palkatun henkilöstön ja hallituksen välillä. Tämän vähentämisestä olenkin ottanut ainakin itselleni tulostavoitteen tällä vuodelle. Siispä. Jos jollekulle tulee kysyttävää vaikkapa kisamatkojen järjestelyistä, leireistä, koulutuksista, yksittäisestä tiedotteesta tai sen puutteesta jne., toivoisin että ensi sijainen yhteydenottopiste asiasta riippuen joku liiton palkatusta ihmisistä - jollei muuta ihmistä keksi niin liiton toiminnanjohtaja.

Miten hallitus toimii?

Hallitus kokoontuu lähtökohtaisesti seitsemän kertaa vuodessa (tarvittaessa jos tulee pikaisia muodollisesti päätettäviä asioita pidetään lisäksi sähköpostikokouksia). Kokoukset eivät pääsääntöisesti ole pitkiä. Yleensä asiat tulee käsiteltyä parissa kolmessa tunnissa ja vain yksi kokous on suunnitelmallisesti parin päivän mittainen seminaari, jossa asioita käydään vähän enemmän keskustelevammin. Lyhyisiin kokouksiin on päästy sillä, että käytännössä kaikki isommat asiat valmistellaan pienemmällä kokoonpanolla, yleensä valiokunnissa ja koko hallitus pidetään asioista tietoisena hallituksen sisäisessä keskusteluryhmässä verkossa. Tällä menettelyllä kaikilla on jo kokoukseen tulossa tieto siitä, mitä kussakin kohdassa käsitellään ja jokainen pääsee kysymään asian taustoista ja kertomaan mielipiteensä niistä jo ennen kokousta. Myös ns. tiedoksi-asiat kokouksissa on pidetty minimissä tällä menettelyllä, koska tietoa jaetaan myös kokousten välillä.

Kokouksien runko tulee oikeastaan vuosikellosta: ensimmäinen kokous järjestäytymistä ja vuoden tavoitteista, toinen tilinpäätöstä ja vuosikertomusta. Huhtikuussa on lyhyt kevätliittokokouksen yhteydessä pidettävä valmistelukokous, kesäkokous kesäkuussa taas on paripäiväinen ja siinä käsitellään kevään kuluessa valmisteltuja isompia asioita ja visioidaan tulevaa. Elokuussa aletaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin valmistelu ja se finalisoidaan lokakuussa. Viimeinen lyhyt kokous taas on syysliittokokouksen yhteydessä marraskuussa. Jokaisessa kokouksessa on yleensä tilannekatsaus rahatilanteesta ja tärkeimmistä valmistelussa olevista asioista esimerkiksi kamppailuyhteistyöstä. Ja joka kokouksessa toistuvat tietyt asiat, esimerkiksi ansiomerkkiasiat ja tulevaisuudessa varmaankin ne vyökoeasiat jotka hallitukselle on uudessa vyökoeojesäännössä määritelty.

Käytännössä päivittäisasioissa hallitus ja erityisesti puheenjohtajisto (minä ja varapuheenjohtajat) olemme keskenämme ja toiminnanjohtajan suuntaan yhteyksissä lähestulkoon päivittäin. Tätä yhteydenpitoa hoidetaan puhelimitse, sähköpostilla ja kaikkein eniten omalla watsupp-ryhmällä. Kyseessä on juoksevien asioiden hoitamisesta ja tiedon tasaamisesta.

Valiokunnissa valmistellaan ja hoidetaan monet asiat

Judoliiton hallitus on jakanut valmistelutoimintansa ja toimeenpanotoimintansa kolmeen valiokuntaan, joista jokaista vetää yksi varapuheenjohtajista. Valiokunnat taas jakaantuvat työryhmiin, joissa jäseninä on myös liiton palkattua väkeä ja hallitukseen kuulumattomia vapaaehtoisia. Näiden kokoonpanot vahvistetaan vuosittain hallituksen ensimmäisessä kokouksessa.

Valmennus

Valmennusvaliokuntaa vetää tällä hetkellä Annikka Mutanen ja jäseninä on muita hallituksen jäseniä ja valmentajia. Se valmistelee esim. valmennusjärjestelmän rakennetta koskevat muutokset, uudet valmentajien palkkaukset, valmennuskeskusasiat ja valmennuksen resursseja koskevat asiat. Lisäksi valmennusvaliokunta päättää maajoukkue- ja arvokisaedustuksen kriteerit ja päättää joukkueiden kokoonpanot vastuuvalmentajien esityksestä. Hallitus ei siis käsittele kokouksissaan esimerkiksi arvokisajoukkueitten kokoonpanoja, vaan päätökset tekee valmennusvaliokunta. Liittovalmentajat tekevät esimerkiksi ryhmiensä kilpailu- ja leirikalenterin ja sopivat kisamatkojen työnjaot työpalavereissa päävalmentajan johdolla. Päävalmentaja toimii valmentajien sisällöllisenä esimiehenä, kun taas toiminnanjohtaja on heidän hallinnollinen esimiehensä.

Koulutus

Koulutusvalokunnan peräsimessä tällä hetkellä on Henry Lipponen. Koulutusvaliokunta jakautuu neljään työryhmään. Koulutustyöryhmä valmistelee nimensä mukaisesti koulutuksen suuntalinjoja ja sisältöä ja ohjaa liiton koulutuspäällikköä työssään. Seurankehittämisen ja alueellisen toiminnan työryhmä taas keskittyy seurojen tukemiseen liittyvien ohjelmien ja koulutusten valmisteluun. Katatyöryhmä vastaa katakilpailutoiminnasta ml. kisajoukkueiden valinta sekä katakoulutusten järjestämisestä. Vyökoekomission toiminta taas keskittyy vyökoejärjestelmän ylläpitoon erityisesti mustien vöiden myöntämisen ja graduointikoulutusten osalta. Vyökoeasioissa hallituksella on yhteyshenkilö, joka valmistelee hallituksen pöydälle tulevat vyökoeasiat yhteistoiminnassa vyökoekomission kanssa.

Hallinto ja kaikki muu mahdollinen tatamin ja taivaan välillä

Hallintovaliokuntaa johtava varapuheenjohtaja on Sanna Pyykönen. Sen alainen kilpailu- ja sääntövaliokunta vastaa esimerkiksi kilpailumääräyksistä, kilpailujen valvonnasta ja poikkeusluvista. Tuomarikomissio taas pitää yllä voimassa olevia kilpailusääntöjä ja niiden suomalaisia tulkintoja, vastaa tuomarijärjestelmistä, tuomarikoulutuksista ja tuomarivalinnoista sekä jakaa tietoutta sääntötulkinnoista. Viestintä- ja markkinointityöryhmä taas valmistelee liiton viestintään ja markkinointiin liittyviä asioita, mutta lähtökohta viestinnässä on se, ettei se vastaa päivittäisviestinnästä, sillä se on liiton toimiston ja henkilöstön sekä erityiskysymyksissä esim. vastuussa olevan työryhmän vastuulla. Judolehdestä vastaa päätoimittaja Henry Lipponen apunaan toimituspäällikkö ja toimitusneuvosto. Lehden sisältö suunnitellaan toimitusneuvoston kokouksissa. Näin ollen esimerkiksi minulla ei ole näkymää judolehden sisältöön muuta kuin niiltä osin, jos olen itse sinne jotain juttua kirjoittamassa. Ja kuten muuallakin on todettu, kaikki  judolehdessä esitetyt asiat eivät välttämättä aina heijasta hallituksen mielipidettä vaan vastuu sisällöstä on päätoimittajalla. Talousseurantaa tekee toiminnanjohtaja virkansa puolesta ja puheenjohtajisto osallistuu siihen erityisesti oman valiokuntansa osalta. Toki taloustilanne käsitellään myös jokaisessa hallituksen kokouksessa.

Yllämainittu valiokuntajakoa on viime vuosina terävöitetty ja erilaisten työryhmien määrää vähennetty. Tavoitteena on, että vastuut olisivat selkeät ja yksiselitteiset. Myös päätösvaltaa on delegoitu niin, ettei jokaista risahdusta tarvitsisi käsitellä hallituksen kokouksissa. Pääsääntö hallinnossa ja päätöksenteossa on: ne tekevät päätökset, joille natsat niihin on annettu. Jos olet jaksanut lukea tänne asti, huomannet että hallituksen asiat ovat jakautuneet aika moneen työryhmän ja mukana toiminnassa on kymmeniä ihmisiä. Yhden miehen tai naisen kyvyt eivät voi jokaisen yksityiskohdan hanskaamiseen riittää. Vaikka yritys ja tahto olisi kuinka kova.

Tankki

Uutiskategoria

Jaa Facebookissa